¿Qué funciones se realizan dentro de una empresa? El papel de la Administración

En todas las empresas, cuando se inicia una actividad o se enfrenta un proceso de cambio, es necesario responder a tres preguntas fundamentales:

¿Qué producir?
¿Cómo producirlo?
¿Cómo conseguir los recursos necesarios para producir?

Si analizamos las actividades que se realizan dentro de cualquier empresa, en todas ellas podemos observar cuatro grupos básicos de funciones:

1.- Marketing

2.- Producción

3.- Financiación

4.- Administración

Veamos con más detenimiento cada una de ellas.

Marketing

La unidad de marketing es la responsable de:

  • detectar las necesidades que tienen los consumidores;
  • definir los productos que satisfacen tales necesidades; y
  • establecer cómo llegarán a los consumidores los bienes y servicios producidos.

Por tanto, podríamos decir que la función principal del marketing es responder a la pregunta: ¿qué producir?

Producción

Esta función se encarga de transformar una serie de inputs (materias primas, trabajo…) en los  bienes y/o servicios que la empresa ofrecerá a los consumidores.

Por tanto, podríamos decir que la unidad de producción debe responder a la pregunta: ¿cómo producir?

Financiación

Esta función es la encargada de:

  • obtener los recursos financieros necesarios para realizar el resto de funciones y
  • controlar que los recursos financieros de la empresa se utilicen de la forma más eficiente.

Por tanto, el departamento financiero es el encargado de responder a la pregunta: ¿cómo obtener los recursos necesarios para producir?.

Administración

Esta función se encarga de unificar y controlar todas las anteriores. La Administración de una empresa realiza cinco tareas fundamentales (Henry Fayol):

1. Planificación: consiste en:

  • definir los objetivos que la empresa quiere alcanzar a corto, medio y largo plazo; y
  • establecer las estrategias necesarias para alcanzar tales objetivos.

2. Organización: consiste en:

  • determinar qué recursos, materiales y personales, necesitará la empresa; y
  • cómo se distribuirán tales recursos.

3. Coordinación: consiste en unir y armonizar todas las partes que forman la empresa para que vayan hacia el mismo objetivo.

4. Dirección: como su propio nombre indica, consiste en dirigir, es decir, tomar las decisiones adecuadas para cumplir los objetivos establecidos y velar porque dichas decisiones se cumplan.

Para ello, las personas encargadas de la dirección de la empresa deberán:

  • motivar adecuadamente a todos sus colaboradores y
  • resolver los conflictos que surjan.

5. Control: consiste en comprobar que las actividades que se realizan en la empresa se ejecutan según lo planificado y llevan hacia los objetivos establecidos.

Por tanto, la función principal de los administradores de una empresa es integrar todas las funciones que en ella se realizan para que se cumplan los objetivos establecidos. Es por ello que, además de tener los conocimientos propios de su puesto, deben tener conocimientos generales sobre el resto de funciones que se realizan en la empresa.

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