Administrativo o asistente virtual

¿Qué es un administrativo o asistente virtual?

¿Qué tareas o funciones administrativas se pueden realizar a distancia?

¿Qué ventajas tiene contratar un administrativo freelance?

¿Y si ofrecemos trabajar desde casa a nuestro personal administrativo?

Un administrativo o asistente virtual es una persona que realiza funciones del área administrativa de una empresa pero “a distancia”, sin necesidad de acudir a las oficinas de ésta o acudiendo solo en determinadas ocasiones. Pueden ser trabajadores contratados por la propia empresa que realizan sus funciones total o parcialmente desde casa o trabajadores freelance, es decir, trabajadores por cuenta propia, aunque cada vez se ven más empresas de mayor tamaño que ofrecen servicios de asistencia virtual a sus clientes.

¿Qué funciones o tareas forman parte del área administrativa de una empresa?

Pues  aquellas que convencionalmente son realizadas por secretarias, administrativos, contables u otros empleados de oficina que se encargan, por ejemplo, de gestionar las redes sociales de la empresa, del mantenimiento del blog corporativo, de realizar labores de marketing, etc.

Algunas de estas tareas, como por ejemplo las relacionadas con el marketing o la contabilidad, se han ido confiando a profesionales especializados externos a la empresa pero la mayoría de ellas se siguen realizando aún por trabajadores internos.

Hoy en día, gracias a las nuevas tecnologías, cualquier de tarea administrativa se puede realizar a distancia, bien sea por trabajadores propios de la empresa o por profesionales externos.

gestión administrativa online

¿Qué ventajas tiene contratar un asistente o administrativo virtual freelance?

Contratar un asistente virtual tiene multitud de ventajas, sobretodo para pequeñas y medianas empresas o autónomos.  Para empresas de tamaño no muy grande tener personal de oficina le puede salir relativamente caro por los siguientes motivos:

  • No tener suficientemente trabajo para ellos para que se mantengan ocupados durante la totalidad de su jornada laboral, encareciendo el trabajo que realizan.
  • Tener periodos en los que pueden tener mucho trabajo y otros periodos en los que tienen muy poco, siéndole complejo planificar el personal que necesitan en cada momento de una forma productiva.

Al final suele ocurrir que por ahorrar en gastos ciertos trabajos lo realiza personal no cualificado por el simple hecho de que ya está contratado y tiene periodos con poca actividad con consecuencias, en ocasiones, terribles para la empresa, o que el empresario termine asumiendo las tareas administrativas quitándole un tiempo muy valioso a lo realmente importante: su negocio y sus clientes.

Contratando asistentes virtuales, bien sea para que se encarguen de toda la parte administrativa de la empresa, bien para que ayuden a sus empleados en épocas de mayor trabajo  o bien para un trabajo  en concreto se consigue:

  • Pagar únicamente por el trabajo que realicen, reduciendo significativamente los costes derivados de la gestión administrativa de la empresa.
  • Tener más capacidad de adaptación a las fluctuaciones del mercado.
  • Contar en cada momento con personal especializado para el trabajo que se encargue, ya que podemos contratar distintos asistentes para distintas tareas.
  • Modernizar nuestra empresa ya que suelen ser personas mas atentas y formadas en los cambios tecnológicos o legales de su campo.

Incluso empresas de mayor tamaño se pueden ver beneficiadas en contratar este tipo de profesionales en determinados momentos que necesiten un apoyo extra o para determinados trabajos que requieran de alguien mas especializado.

¿Qué ventajas tiene ofrecer a nuestros trabajadores que trabajen desde casa?

El trabajar desde casa, al menos una parte de la jornada, hace posible que los trabajadores puedan conciliar mejor su vida laboral y familiar, hecho muy valorado entre los trabajadores de hoy en día.

Además, no todo el mundo trabaja igual de bien y de la misma forma a las mismas horas, así que dando flexibilidad horaria podríamos aprovechar mejor las horas de mayor creatividad o energía del trabajador.

Cuando hablo “trabajar desde casa” me refiero a no trabajar en la oficina, ya que hoy en día podemos enviar un e-mail o llamar a un cliente desde el móvil, incluso enviar la documentación que nos solicita la asesoría o banco de turno desde este dispositivo. Podemos hacer una presentación en nuestro portátil en el lugar en el que nos sintamos más inspirados o reunirnos con un cliente en su propio negocio.

La idea de trabajar fuera de la oficina es la de pasar de un sistema de trabajo “presencialista”, donde el llegar y salir a la hora en punto parece ser lo más importante, a un trabajo por objetivos, donde hacer un buen trabajo sería lo principal.

teletrabajo

Espero que os haya gustado esta entrada. Ahora me gustaría saber vuestras experiencias trabajando fuera de la oficina, ¿qué dificultades os encontráis?, no dudes en dejarme un comentario.

Si no quieres perderte ninguna entrada, puedes seguirme en facebooktwitter, google + o suscribirte a la newsletter de Campus Administrativo y recibir en tu e-mail novedades y consejos para administrar una empresa de forma más eficaz.

Deja un comentario