Alquiler y otros arrendamientos, ¿cómo se contabilizan?

En esta entrada vamos a ver que considera el Plan General de Contabilidad como arrendamiento operativo y, en particular, como se contabilizan las operaciones relacionadas con el alquiler de una oficina o local.

Se contabilizarán en la cuenta “621. Arrendamientos y cánones” con abono a la “410. Acreedores por prestaciones de servicios”, a cuentas del subgrupo 57 o a provisiones del subgrupo 14 o de la cuenta 529, las siguientes operaciones:

Alquiler o arrendamientos operativos

Los gastos devengados por el alquiler o arrendamiento operativo de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa.

Pero, ¿qué es un arrendamiento operativo? El Plan General de Contabilidad define los arrendamientos operativos como un acuerdo mediante el cual el arrendador conviene con el arrendatario el derecho a usar un activo durante un periodo de tiempo determinado, a cambio de percibir un importe único o una serie de pagos o cuotas, sin que se trate de un arrendamiento de carácter financiero.

Por tanto, el arrendamiento operativo se define como aquéllos contratos de arrendamiento que no tienen carácter financiero. Y ¿Cuándo estaríamos ante un contrato de arrendamiento financiero?

El mismo Plan General de Contabilidad define los contratos de arrendamiento financiero como:

“Cuando de las condiciones económicas de un acuerdo de arrendamiento, se deduzca que se transfieren sustancialmente todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad del activo objeto del contrato, dicho acuerdo deberá calificarse como arrendamiento financiero.

En un acuerdo de arrendamiento de un activo con opción de compra, se presumirá que se transfieren sustancialmente todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad, cuando no existan dudas razonables de que se va a ejercitar dicha opción. También se presumirá, salvo prueba en contrario, dicha transferencia, aunque no exista opción de compra, entre otros, en los siguientes casos:

  1. Contratos de arrendamiento en los que la propiedad del activo se transfiere, o de sus condiciones se deduzca que se va a transferir, al arrendatario al finalizar el plazo del arrendamiento.
  2. Contratos en los que el plazo del arrendamiento coincida o cubra la mayor parte de la vida económica del activo, y siempre que de las condiciones pactadas se desprenda la racionalidad económica del mantenimiento de la cesión de uso. El plazo del arrendamiento es el periodo no revocable para el cual el arrendatario ha contratado el arrendamiento del activo, junto con cualquier periodo adicional en el que éste tenga derecho a continuar con el arrendamiento, con o sin pago adicional, siempre que al inicio del arrendamiento se tenga la certeza razonable de que el arrendatario ejercitará tal opción.
  3. En aquellos casos en los que, al comienzo del arrendamiento, el valor actual de los pagos mínimos acordados por el arrendamiento suponga la práctica totalidad del valor razonable del activo arrendado.
  4. Cuando las especiales características de los activos objeto del arrendamiento hacen que su utilidad quede restringida al arrendatario.
  5. El arrendatario puede cancelar el contrato de arrendamiento y las pérdidas sufridas por el arrendador a causa de tal cancelación fueran asumidas por el arrendatario.
  6. Los resultados derivados de las fluctuaciones en el valor razonable del importe residual recaen sobre el arrendatario.
  7. El arrendatario tiene la posibilidad de prorrogar el arrendamiento durante un segundo periodo, con unos pagos por arrendamiento que sean sustancialmente inferiores a los habituales del mercado.”

De todo lo anterior podemos decir que un contrato de arrendamiento no se considerará como arrendamiento operativo si con dicho contrato se están transfiriendo todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad, tiene opción de compra o se dan algunas de las circunstancias descritas en los apartados anteriores.

Cánones

Un canon es una cantidad fija o variable que se satisface por el derecho al uso o a la concesión de uso de las distintas manifestaciones de la propiedad industrial.

Veamos un ejemplo de alquiler o arrendamiento operativo:

Supongamos que nuestra empresa “Ropa a buen precio, SL” va a alquilar a partir del uno de abril un local en Málaga para abrir una nueva tienda. El contrato de arrendamiento tendrá una duración de cinco años y pagaremos una renta mensual de 1.000,00€ brutos. Además en el primer mes debemos pagar el importe correspondiente a dos mensualidades en concepto de fianza. ¿Cómo contabilizaremos estos gastos?

Una de las cosas que tenemos que tener en cuenta es que los arrendamientos de locales de negocio están sujetos a IVA. Además, salvo que nuestro arrendador nos entregue un certificado de exoneración de retención para arrendadores emitido por la Agencia Tributaria, debemos retener del importe de la renta un porcentaje en concepto IRPF, cantidad que debemos ingresar “en nombre del arrendador” directamente en la cuenta de Hacienda cada trimestre cuando presentemos el modelo 115. Este porcentaje que debemos retener en el ejercicio 2015 es el 20%.

Nota: En los últimos años los porcentajes, tanto de retención como de IVA, han cambiado en varias ocasiones por lo que te aconsejamos que revises la legislación en vigor en cada momento o nos hagas una consulta. Como esta entrada solo intenta aclarar como se contabilizan dichas operaciones y, para ello no es relevante el porcentaje de retención, no la iremos actualizando en ese sentido continuamente.

Supongamos que nuestro arrendador nos ha emitido la siguiente factura:

 Factura de alquiler o arrendamiento

¿Qué asiento tendremos que realizar?

Utilizaremos las siguientes cuentas:

62100000: Arrendamientos y cánones

47200000: Hacienda Pública, IVA Soportado

47510000: Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas

41000001: Arrendador SL

26000000: Fianzas constituidas a largo plazo

57200000: Bancos

Los asientos realizar serán:

Por la factura del alquiler:

 Asiento de alquiler o arrendamiento

Cuando realicemos el pago de la factura, haremos el siguiente asiento:

 Pago a proveedores

Cuando realicemos el pago de la fianza:

Asiento fianza

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7 Comments

  • Loren Responder

    Buenas tardes a todos!
    Tengo un local situado en la plata baja de mi casa y quiero alquilárselo a un amigo que se dedica a la venta de vehículos de segunda mano. La cuestión es que el acuerdo al que hemos llegado es que, en vez de pagarme una cuantía fija por el alquiler del local, me de una parte de los beneficios que obtenga cada mes. De esta forma, si no vende ningún coche no me tendría que pagar nada (salvo los gastos de luz, etc.).
    El problema es, ¿esto se puede hacer?, es decir, cómo reflejo esto en un contrato de alquiler o en mis relaciones con hacienda.
    Muchas gracias por vuestro tiempo.

    • Carmen
      Campus Responder

      Hola, Loren:

      Puedes poner en el contrato que el pago de la renta será una cantidad variable pero te recomendaría que consultases con un abogado especialista en el tema. Con respecto a tus obligaciones fiscales no tienes ningún problema siempre que esté bien reflejado en el contrato. Tendrás que hacer la factura con el IVA y Retención correspondiente sobre la base mensual que se liquide ese mes.

      Espero haberte ayudado.

      Un saludo.

  • Raquel Responder

    Buenas tardes, nos van a ceder un negocio de alquiler de oficinas, y vamos a pagar al mes una cantidad por esa cesion. ¿Cómo tendríamos que contabilizarlo? ¿Se podría considerar arrendamiento operativo?

    • Carmen
      Carmen Responder

      Se consideraría arrendamiento operativo la cesión o subarrendando del local donde se estaba desarrollando la actividad. En cualquier caso habría que ver el caso con detenimiento.

  • francisco Responder

    Buenos días, tengo dos naves pequeñitas alquiladas, yo hago los recibos y presento trimestralmente el 303 desde hace un año, ¿tengo que llevar la contabilidad en un libro? si fuera así, ¿que tipo de libro para llevarlo escrito a mano he de comprar? el ordenador no es lo mío. Gracias.

    • Carmen
      Carmen Responder

      Hola, Francisco.

      Antes en las papelerías vendían unos libros registro para facturas emitidas y recibidas pero hace mucho ya que no los veo. Hoy en día casi todo el mundo los lleva en el ordenador con Excel o un programa de contabilidad. Pero si no se te dan bien los ordenadores puedes hacerlo a mano en una libreta por ejemplo.

      En el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas o documentos sustitutivos expedidos por todas las operaciones sujetas al IVA, así como las facturas o documentos sustitutivos de rectificación.
      Tendrías que indicar de cada una de ellas el número, la fecha de expedición, el nombre y apellidos o razón social o denominación completa y NIF del destinatario, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria.

      La hoja la puedes dividir en varias columnas: una columna titulada número de factura, otra fecha, otra nombre del cliente, … y luego ir anotando las facturas según las vayas emitiendo.

      Espero haberte ayudado.

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