Cómo crear una base de datos en Excel

Una de las funciones más interesantes de Excel es la posibilidad de utilizarlo para crear bases de datos.

Con bases de datos creadas en Excel es posible realizar informes y resúmenes con cálculos muy útiles. Con ellas podrás, por ejemplo, llevar una pequeña contabilidad de una empresa. 

Además, al poder enlazar estas bases de datos con Microsoft Word, podrás ampliar sus funciones para crear informes, correspondencia, etc. Si quieres puedes consultar la entrada: Cómo combinar correspondencia con office.

¿Cómo se crea una base de datos en Excel?

Para crear una base de datos en Excel vamos a usar una de sus herramientas más funcionales: LAS TABLAS.

Una tabla es un conjunto de datos distribuidos en filas y columnas que se gestionan de forma separada al resto de las celdas de la hoja de cálculo.

En la primera fila de la tabla se incluyen los títulos de los campos que tendrá la base de datos.

Por ejemplo, si vamos a crear una base de datos con los datos de nuestros clientes, los campos de la misma podrían ser: NOMBRE/RAZÓN SOCIAL, NIF, DIRECCIÓN, CÓDIGO POSTAL, POBLACIÓN, TELÉFONO, EMAIL, etc.

Una vez tengamos decidido los campos que tendrá nuestra base de datos y hayamos colocado cada uno en una celda de la primera fila, seleccionaremos dentro del menú Insertar, la opción Tablas.

Nos aparecerá un cuadro diálogo con la siguiente pregunta ¿Dónde están los datos de la tabla?

Por defecto Excel muestra el rango de la fila que contiene los datos. Comprobamos que es correcto, marcamos la opción “La tabla tiene encabezados” y aceptamos.

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Podrás comprobar como ahora te aparecerán las celdas de la tabla de un color distinto.

Cómo trabajar con los datos de la tabla

Lo primero que llama la atención es que al lado de cada título de campo ha salido un menú desplegable.

A través de las opciones contenidas en estos menús podemos ordenar los datos introducidos en la tabla por distintos criterios.

Por ejemplo los datos en formato Texto se podrán ordenar de forma alfabética y los datos numéricos de mayor a menor.

También podrás indicar que aparezcan solo algunos de los datos contenidos en la tabla, por ejemplo solo los clientes que sean de Málaga (filtración de datos).

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Si te posicionas sobre algún campo de la tabla, a través del menú Diseño podrás acceder a todas las propiedades de la misma.

Una de las primeras cosas que hay que hacer es darle un nombre. Así será más fácil acordarnos cuando tengamos que hacer referencia a ella desde otra hoja de cálculo.

Para cambiar el nombre sólo hay que pinchar en el cuadro diálogo que aparece en el menú Diseño “Nombre de la tabla” y escribir el nuevo. A la de nuestro ejemplo la nombraremos “Clientes”.

Otra opción importante que aparece en el menú Diseño es la opción “Fila de totales”.

Al seleccionarla incluirá una fila al final de la tabla. Para cada campo saldrá un menú desplegable en el que podremos indicar que tipo de total tiene que reflejar. Podremos elegir entre las siguientes opciones:

  • Ninguno: no aparece ningún dato total.
  • Promedio: calcula la media aritmética
  • Cuenta: calcula el número de filas de ese campo con datos
  • Contar números: calcula el número de filas de ese campo con datos numéricos
  • Máximo: calcula el valor máximo de todos los datos contenidos en ese campo
  • Mínimo: calcula el valor mínimo de todos los datos contenidos en ese campo
  • Suma: calcula la suma de todos los datos contenidos en ese campo
  • Más funciones: podremos elegir entre cualquier función de Excel

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Cómo obtener resúmenes de nuestra base de datos en Excel

Combinando los filtros de los encabezados con la fila de totales se pueden obtener resúmenes muy interesantes de la base de datos.

Por ejemplo, si en el total de los datos correspondiente al campo POBLACIÓN marcamos CUENTA y en el título del campo POBLACIÓN filtramos por “Málaga”, el total nos indicará el número de clientes de esta localidad.

Si creamos un campo que se llame FACTURACIÓN TOTAL y en su total marcamos SUMA, al ir filtrando por Población podremos ver cuanto facturamos en total por cada población.

Además, si insertamos una fila nueva en la tabla, la fila de totales recalcula los datos automáticamente, sin tener que hacer nada adicional.

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