Cómo combinar correspondencia con office en 8 pasos

¿Has tenido que enviar alguna vez el mismo documento a múltiples destinatarios?

Enviar circulares informativas, cartas comerciales o la facturación mensual son tareas habituales que se realizan en cualquier empresa. Por ello, hoy me gustaría hablarte sobre como simplificar este trabajo para que no te robe demasiado tiempo.

Para generar y enviar documentos de forma masiva tienes varias opciones:

  • Crear un documento genérico

    En este tipo de documentos se usan expresiones como “Estimado cliente,” en vez de “Estimado Sr. García,” ahorrando tiempo, pero tienen varios inconvenientes:

    • No podrás escribir ningún dato personal. Si lo que quieres es enviar una carta para reclamar los saldos pendientes de cobro y quieres incluir el importe que te debe cada cliente en la carta, tendrás que modificar cada una de ellas manualmente.
    • Tendrás que escribir igualmente el nombre y dirección de tus clientes en cada uno de los sobres o etiquetas identificativas, por lo que al final no te ahorrarás tanto tiempo como pensabas al principio.
    • No quedan tan bien como un documento personalizado.
  • Modificar manualmente cada uno de ellos para personalizarlo

    No hace falta que te diga el tiempo que perderás en esta tarea si pretendes enviarlo a un número elevado de destinatarios.

  • Utilizar Microsoft Word y su función “Combinar correspondencia”

La función combinar correspondencia permite enlazar una plantilla de un documento con una base de datos que contenga todos los datos que queremos incluir en el mismo (nombre o razón social, dirección, población, saldos, etc.). Una vez que realices la combinación, el programa generará un documento personalizado para cada uno de los destinatarios.

Veamos un ejemplo.

Supón que quieres enviar la siguiente carta invitando a todos tus clientes a un evento.

Carta-invitación-a-evento-plantilla

¿Qué pasos tienes que realizar?

1. Escribe una plantilla de tu carta e identifica los datos que quieres personalizar. En este ejemplo he escrito entre corchetes los campos que quiero modificar para cada destinatario.

2. Crea una base de datos, o utiliza alguna que ya tengas hecha previamente, que contenga los datos que has puesto entre corchetes. Para crearla puedes usar Microsoft Excel o Access.

3. Vuelve a tu plantilla en Word y elige dentro del menú Correspondencia la opción Seleccionar destinatariosUsar lista existente.

4. Busca la base de datos y pincha en abrir.

5. Selecciona la hoja o tabla donde tienes los datos.

6. Sustituye cada dato que habías escrito entre corchetes por el correspondiente campo combinado. Para ello, selecciona uno de los datos entre corchetes y elige dentro del menú Correspondencia la opción Insertar campo combinado. Como podrás comprobar te salen las cabeceras de columnas de tu base de datos, así que solo tendrás que seleccionar aquella que contenga los datos que van en ese lugar de tu documento.

Insertar-campo-combinado

7. Repite el paso anterior con cada uno de los datos a personalizar.

8. Ya solo te queda darle a Finalizar y Combinar. En este paso podrás crear un nuevo documento de Word con todas las cartas, imprimirlas en formato pdf o papel o enviarlas directamente por correo electrónico.

Finalizar-combinar

Y ya tendrás todas tus cartas con este aspecto:

Carta-combinada-final

Aunque al principio parece que es un poco laborioso te puedo asegurar que se ahorra mucho tiempo. Una vez que tengas hecha una base de datos con todos tus clientes la podrás usar cada vez que tengas que enviar una carta, realizar la facturación, etc.

Espero que te haya gustado esta entrada. Cómo siempre me gustaría conocer vuestra opinión sobre este tema. ¿Piensas que pierdes mucho tiempo preparando la correspondencia de tu empresa? ¿Crees que esta función puede ahorrarte tiempo?

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