Como legalizar nuestros libros contables

Hoy quisiera hablarte de la legalización de los libros contables.

Cómo sabrás el Código de Comercio establece que todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada que permita el seguimiento cronológico de todas las operaciones que realice en su actividad. Así lo establece el artículo 25.1 del Código de Comercio diciendo:

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.”

Estos libros deben legalizarse cada año en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio económico. Puesto que en la mayoría de las empresas el ejercicio económico coincide con el año natural, es decir, cierran su ejercicio económico el 31 de diciembre, los libros contables se deben legalizar antes del 30 de abril.

Deberás enviar al Registro Mercantil correspondiente la siguiente documentación:

1. Balance de Sumas y Saldos a 31 de marzo

2. Balance de Sumas y Saldos a 30 de junio

3. Balance de Sumas y Saldos a 30 de septiembre

4. Balance de Sumas y Saldos a 31 de diciembre

5. Libro Diario

La presentación deberás realizarla telemáticamente, a través de la página web del Registro Mercantil

https://www.registradores.org/registroVirtual/init.do

Para ello tendrás que generar un archivo en el formato que requiere el Registro Mercantil con la información anterior. Si usas un programa de contabilidad, lo más probable es que este archivo te lo genere tu programa pero, si no es así, puedes generarlo mediante el programa que el propio Registro facilita: Legalia.

Continuaré explicando como se realiza la presentación. Una vez tengas tu archivo generado deberás entrar en la página que te he indicado anteriormente. Una vez allí, deberás seleccionar la forma de acceso a la oficina virtual del Registro y darle a aceptar. Lo habitual es hacerlo mediante certificado digital, ya que estos certificados son prácticamente indispensables hoy en día para cualquier empresario.

En la página siguiente tendrás que seleccionar, dentro del apartado de “Servicios de tramitación telemática”, la opción “Presentación telemática de documentos”

Registro 1

Pinchas en Presentar Libros y luego en Aceptar. Cargas el archivo generado anteriormente y ya solo te quedaría rellenar algunos datos, firmar y enviar la presentación.

A continuación te dejo el enlace al manual completo del Registro Mercantil sobre la legalización de los libros contables:

https://www.registradores.org/estaticasm/manuales/manualAyudaPresenTelemaLibros.pdf

y en este enlace, te podrás descargar el programa del Registro Mercantil (Legalia) para generar el archivo necesario para la presentación de los mismos.

https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do

(Al final, en Legalización de libros-programas).

Como podrás comprobar, en este programa puedes insertar tus balances y libro diario en varios formatos (Excel, word, pdf, …).

En el siguiente enlace podrás ver el manual del programa Legalia.

https://www.registradores.org/estaticasm/manuales/manualUsoLegalia.pdf

Este programa es más fácil de usar de lo que parece a priori.

Si tenéis alguna duda sobre como presentar tus libros contables en el Registro Mercantil, no dudes en contactar con nosotros en el e-mail info@campusadministrativo.es o dejarnos un comentario.

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