¿Un contable externo o un empleado? ¿La llevo yo mismo?

contable¿Contrato a un contable independiente que lleve la contabilidad de mi empresa?
¿Y si contrato a un administrativo que además de registrar las facturas se encargue de coger el teléfono, archivar documentos, etc.?
¿Me encargo yo mismo y así ahorro?
¿Qué opción es mejor para mi empresa?

 

En los años que llevo trabajando en este sector, y no son pocos, me encontrado con varios tipos de empresas en lo que a su relación con la contabilidad se refiere:

  • aquéllos empresarios, autónomos o profesionales que deciden encargarse ellos mismos de su contabilidad,
  • los que deciden contratar a un administrativo,
  • a los que les llevan la contabilidad dentro de la asesoría fiscal con la que trabajan, y
  • los que confían en un profesional externo distinto de su asesor fiscal.

¿Cuál es la mejor opción para tu empresa?

Dejar claro que en este post me estoy refiriendo a pequeñas empresas, autónomos y profesionales, ya que las grandes empresas suelen tener departamentos administrativos, financieros, … bien definidos que no tendrían nada que ver con lo que os cuento hoy.

El que una empresario se decida por una opción u otra normalmente está muy relacionado con la importancia que le dé a la contabilidad de su empresa.

Hay algunos que piensan que solo se trata de registrar facturas para poder cumplir con sus obligaciones fiscales y otros que realmente la ven como un instrumento para saber como va su negocio. Supongo que no hace falta que os diga que personalmente opino que ver la contabilidad como un instrumento para cumplir con las obligaciones fiscales de una empresa es un error tremendo y que al final lleva a que muchas empresas vayan mal y no sepan ni siquiera por qué.

Llevar una contabilidad no consiste únicamente en registrar unas cuantas facturas en un programa de contabilidad o en una hoja de cálculo, pero bueno, hoy no os voy a hablar de eso, sino de las ventajas e inconvenientes que tiene decidirse por alguna de las opciones que os he comentado anteriormente.

1. La contabilidad la llevas tú mismo

En este caso supongo que sabes de contabilidad porque sino esto puede ser un desastre.

Ventajas:

  • En principio te debería suponer un ahorro, ya que no pagas a nadie para que haga estas funciones.
  • Si llevas la contabilidad al día y tienes conocimientos suficientes para llevarla correctamente, sabrás en cada momento la situación financiera de tu empresa.
  • No tendrás que estar enviando documentación a ningún sitio ni depender de terceros y estar solicitando balances, informes, …, cada vez que se te los pida un banco o cualquier organismo.

Inconvenientes:

El ahorro del que hablaba antes se reduce bastante cuando empieces a considerar los gastos que vas a tener por comprar licencias de algún programa de contabilidad o veas las horas que le tienes que dedicar, ya que tú tiempo como el de todos los empresarios, es oro.

Respecto a la ventaja de saber en cada momento la marcha de tu empresa, la realidad será muy distinta. Normalmente los empresarios estáis saturados y vuestro día a día suele ser agotador. Si apenas tienes tiempo para terminar las tareas propias de tu actividad, atender a tus clientes, …, ¿crees que vas a llevar la contabilidad de tu empresa al día? Seamos realistas, al final ocurrirá que el registro de las facturas y otra documentación lo irás dejando y cuando llega el final de trimestre y la asesoría te solicite los datos para presentar los impuestos tendrás que dedicarle muchas horas del tirón, normalmente del fin de semana o de las noches, para medio dar unos datos que se parezcan un poco a lo que ha sucedido en el trimestre.

Al final ocurrirá, que ni llevarás la contabilidad actualizada ni te ahorrarás nada, ya que realizar las cosas deprisa y corriendo suele dar lugar a errores, lo que conlleva a no liquidar bien los impuestos o no tomar decisiones correctas que deban basarse en los datos contables.

2. Decides contratar un administrativo

Ventajas:

  • Si la persona que contrates lleva la contabilidad al día y tiene conocimientos suficientes para llevarla correctamente, sabrás en cada momento la marcha de tu empresa.
  • Al igual que en el caso anterior, tampoco tendrás que estar enviando documentación a ningún sitio.

Inconvenientes:

Contratar a una persona que se encargue exclusivamente de la contabilidad no es rentable para una empresa pequeña ya que no tendrás tanto trabajo como para mantener ocupado a un contable durante toda su jornada, por lo que terminarás contratando a un auxiliar administrativo que, además de llevar la contabilidad, se encargue de otras tareas administrativas.

El problema es que muchas veces no tienen una formación o experiencia adecuada en contabilidad y no son pocas las ocasiones que he visto errores contables muy graves en contabilidades llevadas por personas que no tienen mucha experiencia en esta área. Cómo he dicho al principio, no todo es registrar facturas. Para saber la marcha real de una empresa hay que valorar muchas mas cosas.

Si te decantas por esta opción deberías asegurarte de que, además de tener experiencia en otras funciones administrativas, realmente sepa llevar una contabilidad y no solo que haya hecho un cursillo de unas horas. A veces es mejor pagar un poco más por una persona un poco mejor preparada.

Además en este caso, a parte del coste del salario de la persona que vayas a contratar, también tendrás los gastos asociados del programa contable que vayas a usar.

3. Le dices a tu asesor fiscal que te lleve también la contabilidad

En este caso tendrás que enviar toda la documentación necesaria para hacer la contabilidad de la empresa a tu asesoría.

Ventajas:

  • Lo único que harás será recopilar la información contable y llevarla a tu asesor.
  • Es mucho más económico que la opción anterior.

Inconvenientes:

No sabrás la marcha de tu empresa en tiempo real. Normalmente en las asesorías  se trabaja enfocado a los plazos de los impuestos. En la mayoría de ellas no avisan a los clientes para que les lleven la documentación hasta que no se va acercando los plazos de presentación de los éstos y, seamos realistas, los contables tenemos que estar continuamente detrás de nuestros clientes para que nos traigáis la documentación si queremos llevar la contabilidad al día. No sabrás lo que le debes a un proveedor o lo que te debe un cliente en tiempo real a no ser que tú también lleves un control interno con lo cual estarás duplicando el trabajo.

Si te decantas por esta opción te recomendaría que buscases una con un buen departamento contable.

4. Contratas a un profesional externo que se encargue de la contabilidad de tu empresa

En este caso en vez de enviarle la documentación a la asesoría se la enviarás a tu contable (o él la recogerá). Este la contabiliza y da los resultados tanto a la asesoría fiscal para que pueda realizar los impuestos oportunos como al empresario cada vez que necesite saber la marcha de su empresa. Me gusta ver este caso como un punto intermedio entre tener la contabilidad completamente externalizada (caso de que la lleve la asesoría) y llevarla dentro de la empresa,  ya que estos profesionales suelen tener una relación más estrecha con sus clientes y están más pendientes de ellos y de tener las contabilidades continuamente actualizadas.

Ventajas:

  • Sabrás en todo momento la marcha de tu empresa.
  • El contable se encarga de relacionarse con el asesor fiscal con lo que no tendrás más cargas que la de entregar la documentación a alguien, igual que en el caso anterior.
  • Contarás con un profesional especializado, lo cual evitará muchos errores.
  • Ahorro de costes, ya que al igual que en el caso anterior, siempre te saldrá más económico que contratar a un trabajador interno y tampoco tendrás los costes asociados de tener un programa de contabilidad.

Inconvenientes:

El único inconveniente que le veo a esta modalidad es que debes asegurarte de que sea un buen profesional ya que, como en todas partes, hay que gente que no sabe todo lo que cuenta.

Espero que te haya gustado esta entrada. Como siempre me gustaría que me comentases tu experiencia y si has probado alguna de las opciones anteriores y cual ha sido el resultado. ¿Qué opción crees que va mejor a tu empresa?

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2 Comments

  • Carmina Responder

    Tengo una empresa y las gestiones contables, así como asuntos fiscales y otros administrativos me costaban de llevar, por lo que me decanté en contratar a profesionales externos para que me ayudaran. Al principio Intenté hacerlo yo misma, pero desde hace un año me los lleva una gestoria administrativa que me sacan mucho trabajo y tiempo.
    Muchas gracias por la información. Saludos

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