Empresas y almacenamiento en la nube

Hoy en día la mayoría de nosotros está acostumbrado a usar el almacenamiento en la nube para guardar archivos personales. Por ejemplo, es muy habitual tener sincronizado el móvil con alguno de estos sistemas de almacenamiento para que guarde automáticamente en la nube todas las fotos que vamos realizando. Sin embargo, a nivel de empresas, la mayoría aún son muy reacias a usar este tipo de almacenamiento y es, precisamente a ellas, a las que mas puede beneficiar estos sistemas.

gestión documental

Como vimos en nuestra entrada “Una oficina sin papel ¿es posible?” cambiar la documentación en formato impreso por la documentación en formato digital tiene multitud de beneficios. Entre las ventajas citábamos algunas tan importantes como la posibilidad de reducir de forma drástica los costes de nuestra empresa, el ser más eficientes en los procesos, el tener mayor capacidad de adaptación al mercado o el ser más sostenible con el Medio Ambiente. Hoy me quiero detener a explicar un poco por qué puede ser una empresa más eficiente si usa el almacenamiento en la nube como sistema de almacenamiento principal de su documentación y como le puede dar ventaja competitiva ante otras empresas del sector.

Si implantamos un buen sistema de almacenamiento en la nube podemos:

  • ahorrar tiempo en tareas de archivo y búsqueda de documentos
  • automatizar tareas
  • comunicarnos de forma más rápida y eficiente con terceros pudiendo, además, enviar documentación al instante

Muchos trabajadores o empresarios piensan que guardar la documentación en formato digital es una pérdida de tiempo ya que tienen que pararse a digitalizar el documento y archivarlo en el ordenador o en la “nube”, duplicando la tarea de archivo ya que la mayoría de las veces también lo archivarán en papel como lo venían haciendo hasta ahora.

Es cierto, que al principio puede parecer así, pero la experiencia me dice que conforme vaya pasando el tiempo y nos vayamos acostumbrando a estos sistemas iremos viendo como se ahorra muchísimo tiempo.

En primer lugar, hoy en día muchas empresas ya envían la documentación que generan en formato digital, como por ejemplo, las asesorías. La obligatoriedad de presentar los impuestos o libros contables a través de Internet para la mayoría de las empresas ha hecho que éstas se vean obligadas a generar este tipo de documentación en formato electrónico y, por tanto, lo envían a casi todos sus clientes en este formato. Pues bien, día tras día veo como una gran parte de las empresas imprimen las copias de sus impuestos para archivarlos en su expediente tradicional en vez de guardarlo en formato digital. Posteriormente, cuando alguna de estas empresas deben enviar copia de sus impuestos a terceros como puede ser su entidad bancaria, la Administración, un abogado, etc., deben ir a su archivo y buscar la copia de su impuesto. No son pocas las veces que no lo encuentran y tiene que volver a pedir una copia a su asesoría. ¿Os habéis parado a pensar el tiempo que se pierde y el coste que tiene esto? Cuando lo más fácil hubiese sido guardar el archivo que recibimos en nuestro ordenador, en una carpeta bien clasificado, y enviárlo por e-mail a la persona que nos lo esté solicitando, algo en lo que hubiésemos tardado segundos. Además si lo tenemos guardado en la “nube” lo podemos enviar desde cualquier lugar, ya que hoy en día todos tenemos conexión a Internet desde nuestro móvil o tablet y, por tanto, acceso a toda la documentación que tengamos almacenada allí.

El caso anterior se puede extrapolar a muchos otros procedimientos y relaciones que mantiene la empresa con terceros y en los que ocurren cosas similares, perdiendo un tiempo que en muchas ocasiones nos puede salir caro, sobretodo si tratamos con clientes.

Enviar de forma rápida a un cliente un presupuesto, información sobre un servicio o copia de una documentación que nos esté solicitando supone tener a un cliente contento. Además, el usuario final cada vez más solicita información por vía e-mail, u otros sitemas de contacto similares, a varias empresas antes de contratar un servicio. La rapidez en la contestación es fundamental para que ese cliente nos tenga en cuenta, de ahí la importancia que podamos tener acceso rápido a presentaciones o cualquier documento que queramos hacerle llegar para que se decante por nuestra empresa.

Otra ventaja es la automatización de muchos procedimientos. El recibir, emitir y guardar nuestras facturas en formato electrónico puede ayudarnos a automatizar tareas como la contabilización de las mismas, perdiendo mucho menos tiempo que si las contabilizamos de forma manual. Incluso si hemos confiado en una empresa externa para que lleve la contabilidad de nuestra empresa, le estaremos ahorrando trabajo y tiempo siendo más fácil el solicitarles una rebaja en sus honorarios. Además evitaremos errores humanos en su contabilización y podremos enviar copias a nuestros clientes, proveedores o Administración con un solo clic, sin tener que entretenernos en hacer fotocopias y enviarlas por correo postal por ejemplo.

Según vayamos usando nuestro nuevo sistema de almacenamiento en la nube veremos como sin darnos cuenta iremos simplificando la mayoría de las tareas. Iremos pidiendo la mayoría de la documentación en formato digital y poco a poco dejaremos de archivar documentos en formato impreso. Nos iremos dando cuenta como sin querer vamos ahorrando en costes relacionados con la impresión y en tiempo, como nuestras relaciones con terceros son más rápidas y se simplifican y como nuestra oficina se va convirtiendo en un lugar más ordenado sin tanto papel por todas partes.

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