Factura electrónica

Últimamente hemos oído hablar mucho de la factura electrónica. La nueva obligación de emitir facturas exclusivamente en formato electrónico a las empresas que quieran trabajar con la Administración Pública o la adopción de este formato de factura por parte de grandes empresas de suministros y telefonía han puesto a esta forma de emisión de facturas en boca de todos. Además, tal y como vimos en nuestra entrada “Una oficina sin papel ¿es posible?” la tendencia de las empresas es que cada vez más se use el formato electrónico en todos sus documentos y menos el impreso en papel debido a las importantes ventajas que ello reporta.

Factura electrónica

Pero, ¿qué es una factura electrónica?

Ante todo, una factura electrónica es una factura, es decir, es un justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios por parte de una empresa y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, siendo la única diferencia con estas últimas que las primeras se expiden y reciben en formato electrónico.

La emisión de facturas, incluida la emisión de facturas electrónicas, está regulada en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

Cualquier factura, sea en papel o en formato electrónico, debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Ser legible, es decir, que pueda ser leída por el ser humano.
  • Garantizar la autenticidad de su origen, es decir, garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados y la del emisor de la factura en caso de no ser el mismo.
  • Garantizar la integridad de su contenido, es decir, garantizar que el contenido de la misma no ha sido modificado.

Además de los requisitos anteriores, la factura electrónica deberá contar con el consentimiento de su destinatario, es decir, para que podamos emitir una factura en formato electrónico a un cliente, éste debe estar de acuerdo. Ahora bien, el consentimiento no tiene que ser expreso, sino que puede ser implícito o tácito.

¿Qué quiere decir que el consentimiento puede ser implícito o tácito? Que con cualquier acción que el receptor realice de la cual se infiera su consentimiento, como puede ser el pago de la factura, será suficiente. Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso, estando regulado en el art. 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre.

¿Cómo cumplir con estos requisitos al emitir una factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea legible debemos asegurarnos de que el destinatario tenga un programa informático que soporte el formato de la factura, facilitándoselo en caso de fuera necesario. Por ejemplo, si emitimos una factura en formato pdf bastaría con proporcionarle al destinatario el enlace donde puede descargar el programa acrobat reader, el cual es un visor de pdf totalmente gratuito. Este punto no debe preocuparnos en exceso ya que hoy en día la mayoría de las personas tienen un ordenador con el software necesario para poder abrir y leer los formatos que se suelen usar en la emisión de facturas electrónicas.

Para garantizar la autenticidad del origen de la factura y de la integridad del contenido de la misma podemos usar uno de los siguientes sistemas:

  • Mediante firma electrónica avanzada en un certificado electrónico reconocido. En mis entradas sobre el Certificado Digital y el DNI electrónico podéis ver cómo se pueden obtener cualquiera de los dos, pudiendo realizar la firma electrónica con cualquiera de ellos. Además, la mayoría de las empresas hoy en día ya tienen un certificado electrónico reconocido con motivo de la obligatoriedad de recibir las notificaciones de la Agencia Tributaria de forma telemática, por lo que garantizar la autenticidad del origen y la integridad de la factura por este medio no supone ningún inconveniente para prácticamente ninguna empresa.
  • Mediante intercambio de datos EDI, tal y como se define en el artículo 2 de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

En cualquier caso recalcar que no es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente ya que, como hemos visto anteriormente, los mismos procedimientos de control que eran necesarios para la factura en papel serán suficiente para la factura electrónica.

Tipos de facturas electrónicas:

A la hora de emitir facturas electrónicas lo podemos hacer en dos tipos de formatos:

  • La factura electrónica con formato estructurado: su formato facilita su tratamiento automatizado, es decir, contienen datos para que puedan ser tramitadas automáticamente por los sistemas informáticos del receptor (para su pago o contabilización). Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (Excel, UBL o Facturae).
  • La factura electrónica con formato no estructurado: son en esencia una imagen, teniendo que tramitarse por parte del destinatario de forma manual o con sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Es el caso de facturas en papel escaneadas o aquéllas en formato pdf.

¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?

Entre otras ventajas podríamos destacar las siguientes:

  • Reduce errores humanos
  • Elimina costes de impresión y envío postal
  • Facilita un acceso más rápido y fácil a facturas archivadas
  • Reduce el espacio para su almacenamiento
  • Es más respetuosa con el Medio Ambiente
  • Mejora el servicio al cliente
  • Mejora la gestión de las empresas

Los beneficios de la factura electrónica son máximos cuando se utiliza el formato estructurado, sobre todo cuando las facturas son emitidas a otras empresas, ya que la automatización de procesos que éstas permiten reportará a las empresas multitud de beneficios (contabilización automática, facilidad en la gestión de pagos, …).
Resumiendo, podemos decir que emitir facturas electrónicas es más fácil de lo que pueda parecer a priori ya que incluso una factura escaneada y enviada en formato electrónico a través de correo electrónico tiene la consideración de factura electrónica siempre y cuando garantice la autenticidad del origen y la integridad del documento por uno de los medios vistos anteriormente. Además, su emisión tiene multitud de ventajas para las empresas por lo que merece la pena adaptarse a este formato a la hora de emitir nuestras facturas.

Si tenéis alguna duda sobre como emitir facturas electrónicas no dudéis en contactar con nosotros dejándonos vuestros comentarios, a través de facebook o twitter o en el e-mail info@campusadministrativo.es

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