Sistemas de gestión documental, ¿en qué consisten?

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¿Qué es la gestión documental?
¿Qué sistemas hay para tratar la documentación en una empresa?
¿Cómo puedo hacer que mi empresa sea más eficiente a la hora de gestionar los documentos?

Un sistema de gestión documental es el conjunto de normas y procedimientos que una empresa u organismo usa para administrar su propio flujo de documentación.

Recoge las normas internas que tiene sobre que documentos guardar, el sistema de archivo, durante cuanto tiempo se van a conservar, como registrar la documentación que entra o sale de la organización, etc.

Si quieres que la gestión de tu empresa sea eficiente debes empezar por llevar una buena gestión documental y así evitar pérdidas de tiempo innecesarias o de documentos de vital importancia.

Creo que todos los que nos dedicamos a la administración de empresas en algún momento nos hemos encontrado en situaciones en las que un documento que necesitábamos con urgencia no aparecía perdiendo tiempo innecesario buscándolo o teniendo que pedir copias a terceros.

Tradicionalmente, en la mayoría de las oficinas y despachos, la gestión de la documentación ha consistido en llevar manualmente libros registro sobre la documentación impresa que entraba y salía de la organización y conservarla organizada en carpetas y archivadores.

Los principales inconvenientes que, a mi parecer, tiene este sistema tradicional de gestionar la documentación son:

  • Pérdidas de documentos: Si por error archivas un documento en un expediente incorrecto luego es prácticamente imposible recuperarlo o si entregas un documento sin registrarlo luego vienen las habituales discusiones sobre quien lo tiene cuando hace falta.

Con el avance de la informática han ido apareciendo nuevos sistemas de gestión documental mucho más eficaces que te permitirán guardar copia (u originales) en formato digital durante mucho más tiempo, con motores de búsquedas que posibilitan que aún en el caso de que haya sido mal archivado lo puedas recuperar de forma sencilla y, además, puedas tener acceso a ellos desde cualquier lugar. En la mayoría de estos sistemas puedes controlar el acceso a los expedientes, llevar un registro de quien accede a la documentación y cuando lo hace o un histórico de versiones y otras muchas funciones de utilidad.

  • Gastos excesivos: Hasta ahora las empresas se han visto obligadas a mantener locales, bien sea gran parte de sus oficinas o bien sea un almacén específico, donde guardar toda esta documentación; a invertir en infraestructuras que garanticen un estado óptimo de conservación de sus documentos, evitando el deterioro que el paso del tiempo produce en toda documentación impresa; en personal y tiempo dedicado a la organización, archivo y búsqueda de documentos; en gastos de impresión como papel, tinta, impresoras, fax o fotocopias; etc.
  • Retraso en el trabajo: La mayoría de las empresas necesitan acceder y consultar continuamente documentos archivados.

Con el ritmo de trabajo que llevamos hoy en día necesitarás tener acceso inmediato a la mayoría de tus documentos. Internet y el avance de las nuevas tecnologías han abierto nuevos canales de comunicación con clientes, asesorías, bancos, la Administración, etc. y cada vez es más frecuente que nos soliciten que el envío de la documentación se realice a través de ellos. Además, el uso de estos canales hacen que la comunicación sea más rápida y eficiente lo que pone en una clara ventaja competitiva a las empresas que los usan. 

Todas las empresas deberán adapatarse en los próximos años a la nueva forma de trabajar que ha abierto Internet, empezando por cambiar su sistema interno de administración y pasando de la documentación impresa a la documentación en formato digital, usando sistemas de gestión de documentos electrónicos que les permitan ser más eficientes, ahorrar costes y tener una mejor comunicación con terceros.

Pero, ¿qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos?

Es una aplicación informática que te permitirá archivar, indexar, realizar búsquedas y recuperar documentos electrónicos. Con la mayoría de ellos también podrás controlar el acceso de terceros mediante la configuración de permisos, registrar quien accede al archivo, llevar un control de versiones, trabajar conjuntamente con otras personas en la creación o modificación de un documento, compartirlos y/o enviarlos por e-mail.

Para llevar una buena gestión documental basada en documentos electrónicos lo único que necesitarás es un equipo informático y un escáner, sobretodo si queremos incorporar documentación antigua, ya que la mayoría de la documentación que generarás en los próximos años será directamente en formato digital. También puedes digitalizar documentos directamente desde tu móvil o tablet gracias a las nuevas aplicaciones que convierten en pdf cualquier foto.

Una vez que tengas los documentos en formato digital, bien sea por su escaneo (digitalización) o bien porque han sido creados directamente en ese formato, los guardarás través de tu nueva aplicación.

¿Dónde se guarda la documentación digital?

Lo habitual es que estos sistemas de gestión guarden la documentación digitalizada en servidores de empresas externas de forma que puedas acceder online desde cualquier lugar y no solo desde tu oficina, aunque también se da el caso de muchas empresas que aún guardan su documentación digitalizada en sus propios servidores, pudiendo acceder a ella solo desde la red local de la oficina.

Espero que te haya gustado esta entrada. Como siempre me gustaría que me comentases tu experiencia. ¿Qué sistema de gestión documental usas?

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