Legalización de libros obligatorios telemáticamente

Se acerca el mes de abril y, como todos los años, toca legalizar libros en el Registro Mercantil.

Desde que se aprobó la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, los libros deben legalizarse obligatoriamente de forma telemática.

El artículo 18.1 de la cita Ley dice:

Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Presentación libros obligatoriosSobre esta materia, el 16 de febrero de 2015 se publicó en el BOE Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre la legalización de libros de los empresarios. Sus instrucciones más destacadas son las siguientes:

1- La obligatoriedad de presentar los libros en formato electrónico y de presentarlos por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el art. 18 de la Ley 14/2013, será de aplicación a los libros obligatorios de todas las clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley. 

2- La presentación por telemática de dichos libros se deberá realizar dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

3- No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados, o formados por hojas móviles, en blanco.

4- Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este ejercicio, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación de órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.

5- En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente.

6- Respecto a los libros registros de socios o de acciones nominativas, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

7- Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

8- De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.

9- Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

10- El soporte electrónico deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de la instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. A estos efectos se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web www.registradores.org, como medio de envío telemático.

11- La información presentada relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234).

12- Los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, deberán serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente.

Espero que te haya gustado esta entrada.

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