Organízate con GTD. Cómo ser más productivo.

GTD-organizarHasta hace poco tiempo, al llegar a casa por la noche, siempre tenía siempre la sensación de que tenía más tareas por hacer que cuando había empezado el día.

¿Te ha sucedido alguna vez?

Tener la desagradable sensación de que no te ha cundido el día te va quemando poco a poco.

Cuando llegas a casa no puedes desconectar del trabajo y no paras de darle vueltas a los asuntos pendientes. Te acuerdas de las llamadas que no has hecho, o de aquello que has hecho a última hora demasiado rápido.

Y por si fuera poco, has estado en el supermercado y se te ha olvidado de nuevo comprar la sal (llevas ya dos meses sin ella) o una gorra para tu hijo, el cuál se va de excursión al día siguiente.

El mundo se mueve cada vez más rápido. Por ello necesitamos usar herramientas que nos permitan tomar las riendas.

Tener continuamente la sensación de que te dejas cosas sin hacer, o no saber si las has hecho de forma correcta debido a las prisas, es una de las causas más comunes del estrés.

Es aquí donde entra en juego los sistemas de productividad personal.

Cuando hablo de productividad personal no me refiero sólo a desarrollar un sistema que te permita hacer más cosas, sino a desarrollar un sistema que te permita hacer las cosas mejorevitar pérdidas de tiempo innecesarias.

Desarrollar un buen sistema de productividad personal es importante para todo el mundo, pero en especial para los llamados “profesionales del conocimiento”.

¿Qué son los profesionales del conocimiento?

Son profesionales que basan su labor en los conocimientos que poseen.

Sus profesiones pertenecen al sector terciario o de servicios, a diferencia de las llamadas “profesiones manuales”, que pertenecen principalmente al sector primario y secundario.

Los trabajos que realizan estos profesionales  se caracterizan por:

  • No conocer de antemano todas las tareas que tendrán que realizar hasta completar un trabajo.
  • No saber su duración, es decir, cuánto tardarán en terminarlo.
  • No conocer cuando está acabado del todo.

Imagina que te encargan un informe sobre la situación económica de una empresa.

¿Qué requisitos debe reunir el informe para que lo des por terminado? ¿Cuánto tardarás en terminarlo? ¿Con cuántas sorpresas te encontrarás cuando empieces a investigar los datos de la empresa?

¿Te sientes identificado? Seguro que si.

En este tipo de profesiones es donde surge un mayor nivel de estrés.

La inquietud que produce no saber el tiempo que tendrás que dedicar a un trabajo o, una vez terminado, si este cumple las expectativas del cliente, hace que estos profesionales terminen quedándose muchas horas en la oficina o se lleven trabajo a casa.

Estarían dentro de las llamadas profesiones del conocimiento economistas, abogados, comerciales, profesionales del marketing, secretarias, contables, profesores, asesores de imagen y un largo etcétera.

Controla que tienes que hacer

La única forma de reducir tu nivel de estrés y ganar calidad de vida es saber en cada momento qué tienes que hacer, cómo, por qué, para quién y, por supuesto, saber qué puede esperar.

Y por trabajo deberías entender todo lo que tienes que realizar, pertenezca a tu vida profesional o personal.

¿Y cómo controlo todo lo qué hacer?

Existen muchos sistemas de productividad personal pero si hay uno que a mi me está funcionado es GTD. Y eso que aún me considero una principiante. Pero desde que empiezas a interiorizar algunos de sus hábitos notas la diferencia.

¿Qué es GTD?

GTD son las iniciales de Getting Things Done, un método para mejorar la productividad personal y la gestión del tiempo. Su impulsor, David Allen, la desarrolla en su libro “Organízate con eficacia” (título en español).

GTD se basa principalmente en la idea de que hay que vaciar la mente de tareas pendientes. Sólo teniendo la mente vacía se consigue aumentar la creatividad y la productividad.

Además, según Allen, la mente es una pésima gestora de recordatorios: Nunca te acuerdas de comprar la sal cuando estás en el supermercado.

Para llegar a este estado de “mente vacía” es necesario desarrollar un sistema en el que poder volcar todas las ideas y pensamientos, y que permita controlar todas las acciones pendientes.

Además debe ser un sistema en el que se confíe plenamente. Si no es así, la mente volverá a intentar recordar las cosas una y otra vez, y la persona nunca llegará a ese estado máxima de creatividad y productividad.

El sistema que él propone, muy resumidamente, se basa en :

  • Usar un sistema de bandejas de entrada donde colocar todo lo que te vas encontrando durante el día (una factura que contabilizar, un informe que leer, …).
  • Anotar en una de estas bandejas de entrada (una libreta, una aplicación del móvil o una grabadora) todo lo que te surja por la cabeza.
  • Vaciar periódicamente esas bandejas de entrada decidiendo que hacer con cada cosa (archivarla, delegarla, realizarla, tirarla …).
  • Clasificar las tareas pendientes de realizar por contextos (teléfono, ordenador, en casa, supermercado …) en vez de por prioridad (urgente o no urgente).
  • Dividir las tareas complejas (proyectos) en acciones más simples.

Es un sistema muy útil y que da muy buenos resultados, aunque reconozco que al principio puede parecer  un poco complejo.

Si quieres saber más sobre este método te animo a leer los libros de David Allen, pero sobre todo el libro de José Miguel Bolívar “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD“. Este libro es perfecto para personas que se quieran iniciar en GTD. A mí es el que más me ha ayudado a poner en marcha este sistema.

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