Outsourcing: Externalizar el departamento administrativo de una empresa

Outsourcing administrativo

Empezaré por intentar explicar que es esto del outsourcing administrativo. El outsourcing no es otra cosa que externalizar funciones propias de una empresa, es decir, contratar a terceros para que hagan trabajos que hasta ahora se consideraban internos, realizados por el propio empresario o empleados de éste. Por tanto, cuando nos referimos al outsourcing administrativo nos estamos refiriendo a externalizar o poner en manos de otra empresa las funciones administrativas de ésta.

Ya son muchas las tareas administrativas que estamos acostumbrados a delegar en otras empresas como son la contabilidad, la confección de nóminas e impuestos, etc. Pero, ¿es posible delegar a empresas externas el resto de las funciones administrativas? La respuesta, para la mayoría de las empresas, es un rotundo SI.

Salvo para empresas de gran tamaño o que por su actividad requieran tener un amplio departamento administrativo, en la mayoría de las pymes se puede externalizar el departamento administrativo. Trabajos como el de facturar, hacer presupuestos, llevar un control de cobros y pagos, hacer presentaciones, elaborar informes, llevar la contabilidad, encargarse de la correspondencia (incluida por vía e-mail), gestionar la documentación digital o incluso impresa si elegimos una empresa cercana, relacionarse con los bancos o asesorías de la empresa, estar en contacto con clientes, gestionar bases de datos y un largo etcétera de tareas, se pueden delegar.

¿Qué ventajas tiene confiar nuestras obligaciones administrativas a empresas externas?

Pues en mi opinión son muchas, pero podría enumerar las siguientes como más importantes:

1. Importante ahorro de costes: ya que solo pagaríamos por el trabajo que nos realizasen. Podríamos reducir en personal administrativo o enfocarlo a tareas mas productivas para la empresa, en costes de inmovilizado (como oficinas, equipos, software, …), en material de oficina y un largo etc.
2. Ganar tiempo para dedicarlo a tareas más importante: La mayoría de los empresarios o autónomos realizan ellos mismos casi todas las tareas administrativas descritas anteriormente, lo que le supone perder mucho tiempo que podrían estar dedicando a buscar nuevos clientes o mejorar sus relaciones con los que ya tienen, buscar nuevas líneas de negocio o formarse en temas relacionados con su actividad.
3. Contar con profesionales especializados: porque un buen informe, presupuesto o carta redactado por un profesional en la materia hace que nuestra empresa parezca más seria y dé mejor imagen y, eso, al final, beneficia mucho a la empresa.
4. Usar más y mejor las nuevas tecnologías: haciendo que su empresa sea más eficiente y esté mas adaptada a los nuevos tiempos que corren. Muchos empresarios están un poco perdidos ante todos los cambios que está provocando Internet en la forma de trabajar las empresas, en sus relaciones con la Administración, con sus clientes, asesorías u otras entidades. Delegando sus tareas administrativas a personal especializado en ello conseguirá que su empresa no se quede atrás.

Las nuevas tecnologías hacen posible que hoy en día sea muy fácil trabajar con empresas que se dedican a llevar el área administrativa de otras empresas aun sin estar en nuestra misma área geográfica y son muchos los beneficios que pueden reportarnos.

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