¿Qué tipo de software contable debo escoger para mi empresa?

software-contableYa hemos hablado en varias ocasiones de lo importante que es llevar de forma correcta la contabilidad de una empresa.

En nuestra entrada “10 tips para llevar la contabilidad de tu empresa” os daba algunos consejos para llevar siempre vuestra contabilidad al día y de forma ordenada.

Hoy me gustaría hablarte de los distintos tipos de software contable que puedes utilizar, así que si eres de los pocos que aún llevas la contabilidad en libros manuscritos deberías prestar especial atención a este post.

Tienes dos opciones para llevar tu contabilidad de forma mecanizada:

  • tener un programa instalado en tu ordenador, o
  • usar una aplicación en la nube

Veamos detenidamente cada una de ellas.

Tener un programa instalado en tu ordenador

Bajo esta modalidad puedes:

  • usar un programa de hojas de cálculo, tipo Excel, o
  • un programa especializado de contabilidad.

¿Qué ventajas e inconvenientes tiene cada uno de ellos?

Usar un programa de hojas de cálculo

Casi todos tenemos instalado en nuestro ordenador Excel o algún programa similar de hojas de cálculo, así que esta opción es mucho más económica. Sin embargo, si no eres un especialista en este tipo de aplicaciones, puede resultarte una labor bastante complicada. Aunque en internet existen numerosas plantillas y manuales sobre como crear un sistema contable en Excel, la mayoría son bastante complejas.

Yo solo recomiendo Excel o similar a autónomos o profesionales que solo quieran llevar un control para cumplir con sus obligaciones fiscales, ya que para llevar los libros registros obligatorios de IVA o IRPF si existen plantillas sencillas que pueden simplificar mucho el trabajo, pero nunca para sociedades o empresarios que pretendan llevar una contabilidad más completa.

Un programa especializado en contabilidad

Esta opción es bastante más cara ya que, además de la inversión inicial que hay que realizar al comprarlo, tendrás que pagar una cuota anual por el servicio de actualizaciones y mantenimiento. Entre sus ventajas, en comparación con la opción anterior, podemos citar:

  • podrás introducir asientos con facilidad,
  • se generarán automáticamente el libro diario, el libro mayor, balances de sumas y saldos, de situación, etc.,
  • podrás analizar las distintas partidas que componen la cuenta de explotación,
  • conocerás los saldos con tus clientes y proveedores,
  • podrás llevar un control del inmovilizado y sus amortizaciones,
  • etc.

Además están preparados para facilitar los resúmenes y listados necesarios para cumplir con tus obligaciones fiscales.

Ahora bien, ya uses Excel (o similar) o un programa especializado en contabilidad, trabajar con un programa instalado en tu ordenador tiene varios inconvenientes:

  1. No podrás acceder a tu información contable cuando estés fuera de la oficina (o lugar donde tengas tu ordenador) y no serán pocas las veces que tendrás que llamar a alguien para que la consulte.
  2. No podrás trabajar desde varios sitios, por ejemplo desde casa y la oficina, a no ser que lo tengas instalado en un portátil.
  3. Tendrás que encargarte de realizar copias de seguridad y guardarlas en un dispositivo de almacenamiento externo.
Usar una aplicación en la nube
¿Qué es una aplicación de contabilidad en la nube?

Es una aplicación que no necesita ser instalada en tu ordenador y que tendrás disponible desde tu PC o cualquier dispositivo móvil que tenga conexión a Internet. Tanto la aplicación como los datos que introduzcas en ella estarán almacenados en los servidores de la empresa con la que contrates.

Es una opción más económica que los tradicionales programas contables ya que la modalidad de pago suele ser una “licencia por uso”. ¿Y qué quiere decir esto? Que se paga una cuota mensual por el uso de la aplicación, no teniendo que realizar ninguna inversión inicial. Además en dicha cuota ya va incluido el servicio de mantenimiento y de actualizaciones.

Entre sus ventajas están:

  • es una opción más económica (las hay desde menos de 10€ al mes),
  • puedes actualizar la contabilidad desde cualquier lugar (en casa, la oficina, el parque mientras juegan los niños, ….),
  • no tener que estar pendiente de tener que hacer copias de seguridad (se suelen encargar las empresas contratadas),
  • etc.

Además si trabajas con un contable externo es la mejor opción ya que podréis trabajar de forma conjunta y compartir la información fácilmente.

Por otro, lado las prestaciones que ofrecen son bastante similares a los programas contables. Yo la única pega que les veo es que se debe escoger una empresa con cierta reputación ya que, al fin y al cabo, nuestros datos están en su poder.

Ejemplo de aplicación contable en la nube

Dentro de las aplicaciones en la nube que he tenido la oportunidad de probar, una de las que más me gusta es Reviso.

Reviso es un programa completo para pymes y autónomos que nació con el nombre de e-conomic en 2001 y, desde entonces, ha tenido un crecimiento exponencial año tras año.

Con este programa podrás llevar la contabilidad y facturación de tu negocio en la nube desde 15€ al mes.

Tienen distintos planes pero todos poseen las mismas funciones. La única diferencia entre un plan y otro es el número de apuntes que puedes realizar al año. Por ello, lo mejor es empezar por el plan inferior y, si sobrepasas el número de apuntes, pasar al siguiente plan. En el siguiente enlace podrás consultar sus precios: Precios Reviso.

Espero que te haya gustado esta entrada. Como siempre me gustaría conocer tu opinión así que espero que me contestes a estas preguntas en la sección de comentarios:

¿Qué te parecen las nuevas aplicaciones contables en la nube? 

¿Has usado alguna aplicación contable en la nube?

¿Prefieres los programas contables tradicionales? ¿Por qué?

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