10 Tips para llevar la contabilidad de tu empresa

contabilidad¿Qué es la contabilidad?
¿Cuál es el objetivo de la contabilidad?
¿Por qué es tan importante la contabilidad?
¿Cómo llevar de forma correcta una contabilidad?
Definición de contabilidad

La Contabilidad es la disciplina que se encarga de analizar, medir y registrar las operaciones económicas que se realizan en una empresa.

Objetivo de la contabilidad

El fin último de la contabilidad es informar sobre la marcha económica de la empresa que trata.

Importancia de la contabilidad

Sin una contabilidad correcta es imposible conocer la marcha real de una empresa. Esto puede desembocar en que las personas que la gestionan tomen decisiones erróneas, con consecuencias, en ocasiones, terribles para su continuidad.

Podríamos decir que el contable tiene dos funciones de suma importancia:

  • analizar con detalle las operaciones económicas que se realizan en una empresa,
  • y realizar informes que sean de fácil compresión para quienes deben tomar las decisiones.

Estas tareas que deben realizarse por profesionales con experiencia y conocimientos suficientes; tareas que requieren un trabajo continuo y en las que no tiene cabida la dejadez ni la procrastinación.

Además la confección de los impuestos se basa en los resultados que se desprendan de la contabilidad. Imagina las consecuencias que puede tener realizar mal tus declaraciones porque no has llevado bien la contabilidad de tu empresa.

En resumen, todas las empresas deben llevar una contabilidad que refleje de forma fiel su situación económica y patrimonial para:

  • que las personas encargadas de su gestión, puedan tomar decisiones adecuadas, y
  • y cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales.

¿Quién puede llevar la contabilidad de una empresa?

En la entrada ¿Un contable externo o un empleado? ¿La llevo yo mismo?, te comentaba que la contabilidad de una empresa la puede llevar:

  • el propio empresario,
  • un empleado,
  • un contable externo independiente (distinto del asesor fiscal),
  • o el asesor contable y fiscal de la empresa.

Cada empresario deberá valorar en su caso cual es la mejor opción para él, valorando las ventajas e inconvenientes de cada una.

No es lo mismo llevar la contabilidad de un gran hotel, de una pequeña tienda o de un profesional de la arquitectura. Cada caso requerirá una solución distinta. Lo que si debes tener en cuenta, sea cual sea tu negocio, es que la persona que se responsabilice de esta tarea debe ser alguien que realmente sepa lo que hace.

¿Cómo llevar correctamente una contabilidad?

Elijas la opción que elijas, para que tu contabilidad esté permanentemente actualizada y no se termine convirtiendo en un caos, deberías seguir algunas pautas:

1. Elegir un sistema de archivo eficaz de la documentación contable.

En primer lugar, deberás decidir si vas a archivar tu documentación solo en soporte impreso o también lo vas a hacer en soporte digital.

Yo sin dudarlo te recomiendo que empieces a archivar tu documentación cuanto antes en formato digital. Aunque a priori parezca una doble tarea, no te puedes imaginar el tiempo que ahorra:

  • a la hora de realizar cualquier comprobación,
  • si tienes que enviar duplicados,
  • si debes responder un requerimiento de la Administración
  • etc.

Una vez que sepas que sistema de archivo vas a seguir, tendrás que abrir las siguientes carpetas físicas y/o digitales:

  • una para las facturas recibidas y los gastos,
  • otra para las facturas expedidas y los ingresos,
  • otra para los extractos bancarios,
  • etc.
2. Archivar todas las facturas expedidas en su carpeta ordenadas por el número de factura.
3. Archivar todas las facturas recibidas y otros gastos por algún sistema que te permita una búsqueda eficaz.

Los sistemas más utilizados son:

  • ordenarlas por orden cronológico, según van apareciendo en el libro diario o libro de facturas recibidas,
  • u ordenarlos por proveedores.
4. Pedir factura por todos los gastos que tengas y archivarla inmediatamente. Nada de amontonarlas en algún cajón.
5. Añadir a la factura, sea de ingreso o de gasto, el justificante o anotación de su medio de pago: caja, cheque, transferencia, …
6. Llevar la facturación de tu empresa al día.
7. Guardar una copia de tu extractos bancarios periódicamente (mensual, semanal, …).
8. Guardar una copia de las liquidaciones de tus tarjetas de créditos asociadas a tu actividad.
9. Cuadrar diariamente o semanalmente la caja y archivar un resumen con todos sus movimientos.
10. Actualizar la contabilidad o enviar toda la documentación a tu contable periódicamente, a ser posible cada semana o quince días.

Espero que te sean útiles estos consejos para llevar de forma más ordenada la contabilidad de tu empresa. Como siempre me gustaría conocer tu experiencia así que te agradecería que me respondieses a estas preguntas:

¿Qué sistema usas para llevar tu contabilidad al día?

¿Qué te impide tener tu contabilidad actualizada?

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