Una oficina sin papel, ¿es posible?

sin papeles

Cada vez más se habla del concepto de oficina sin papel como el modelo de oficina o despacho que se impondrá en los próximos años. Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de oficina sin papel?

Podríamos decir que una oficina tradicional no deja de ser un gran almacén de documentos impresos en papel. Se requiere gran cantidad de espacio para almacenar todos los documentos que habitualmente usan las empresas (facturas, recibos bancarios, justificantes de impuestos, …) con el coste que ello conlleva cuando en realidad, para realizar la mayoría de los trabajos de despacho, tan solo se necesita un ordenador conectado a la red.

Una oficina sin papel se basa principalmente en la sustitución de la documentación impresa por la documentación en formato digital. Internet y el desarrollo de software especializado en la gestión documental junto con la aparición y regulación de la factura electrónica y la firma digital han hecho que este modelo de oficina o despacho coja gran impulso y que se hable como el modelo que se impondrá en un futuro no muy lejano.

¿Qué cambios tendremos que realizar para implementar este sistema de trabajo en nuestro negocio?

Principalmente son tres los pilares sobre los que se sustenta la oficina sin papel:

  1. Equipos informáticos y periféricos como un buen escáner especializado en gestión documental.
  2. Software especializado en la gestión documental.
  3. Desarrollo de nuevos procedimientos de trabajo.

Este último punto es, a mi parecer, el más complicado, ya que lo que más nos cuesta es cambiar nuestros hábitos y es importante desde el principio que estos procedimientos estén claros y sean eficaces.

¿Qué ventajas tiene una oficina sin papel?

En general, para mí, las llamadas “oficinas sin papel”, o al menos las que han adaptado gran parte de sus procesos al formato digital, son bastante más eficientes, ahorrando mucho tiempo en procesos de poco valor añadido y dedicándolo a tareas más importantes, tienen una comunicación más fluida con terceros, poseen una ventaja competitiva pudiendo ofrecer a sus clientes nuevos productos y consiguen reducir considerablemente ciertos costes.

Entre sus ventajas podría citaros las siguientes:

  1. Reducción de costes:
    • de alquiler (o derivados de tener una oficina propia) ya que necesitaríamos una oficina más pequeña o incluso podríamos prescindir de ella,
    • en costes relacionados con la impresión como el papel, tinta, archivadores, envío postal, etc.
  2. Ser más eficientes en los procesos, pudiendo
    • ahorrar tiempo en tareas como el archivo o búsqueda de documentos,
    • automatizar muchas tareas, como por ejemplo las relacionadas con la contabilidad,
    • comunicarnos de forma mas rápida y eficiente con terceros (clientes, asesorías, bancos, …) al poder enviar documentación al instante y, según el sistema que usemos, desde cualquier lugar.
  3. Reasignar tareas al personal administrativo que aporten más valor a la empresa.
  4. La documentación digital no se deteriora con el paso tiempo al contrario de lo que ocurre con la documentación impresa.
  5. Es más sostenible con el Medio Ambiente.
  6. Tener mayor movilidad y capacidad de adaptación ante las fluctuaciones del mercado.

Entonces, si tiene tantas ventajas, ¿por qué aún no se ha implementado en la mayoría de los negocios?

Creo que para que se implemente definitivamente esta forma de llevar la parte administrativa de nuestras empresas hace falta un cambio de mentalidad generalizado. Aunque parezca mentira, aún hay mucho desconocimiento de las nuevas tecnologías y de todas las posibilidades que nos ofrecen y, en muchos casos, cuando se intenta cambiar la forma de trabajar se abandona al poco tiempo debido a este desconocimiento o por el uso inadecuado de ellas. Por ello es conveniente asesorarse bien sobre como implementar en nuestro negocio un nuevo sistema administrativo.

Además, debemos quitarnos ese miedo inicial que tenemos siempre ante cualquier cambio o la costumbre de imprimir cualquier documento. Esto no significa que abandonemos la impresión completamente pero si cambiar la idea de que un documento impreso tiene más validez que uno digital.

Por otro lado debemos concienciar al personal administrativo de que no se trata de sustituirlos sino de darle más valor a su trabajo evitándoles tareas rutinarias y que en muchos casos suponen una pérdida considerable de tiempo, pudiendo dedicarse a otras tareas que aportan más valor.

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